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医学院校因其学生专业的独特性,在每年新生报到的时候,存在复杂性。针对这种复杂状况,我校现教中心以网络资源为依托,坚持流程优化支撑信息管理,提高各部门协作能力,开发使用基于B/S架构的医学院校新生报到系统。该系统的设计与使用可有效提高新生报到当天各参与部门的工作效率,优化报到流程,节省了大量人力物力,实现数据的准确统计,资源共享,极大提高了学生报到工作的服务水平。本文先对新生报到系统进行需求分析;提出该系统的设计方案及功能简介。需求分析我校在1999年大学本科扩招以来,学生数量急剧增加,专业数量也逐年递增。每年的一类二类本科新生报到,三类本科新生以及研究生报到,三次不同时间的新生报到都具有不同之处。
传统的人工登记、统计新生信息,安排迎新工作,需要学校各相关部门共同参与,耗费大量的人力物力财力,但收效较差。新生报到流程复杂,学生和家长报到耗时长,学校各部门收效差,数据统计不及时,并且仍需要在报到结束后进行二次收集整理数据。2002年以后,我校设计实现1.0版本新生报到系统,实现基本的新生报到功能。但由于增加了研究生及三类本科招生,每年的新生报到流程均有所变动,2008年起开始对1.0版本进行升级,修正以下问题:设计版面改版;增设报到单模板修改功能;修正统计报到数据设计中的缺陷问题;增设研究生报到模块;修正不同登录用户权限的数据库设计问题等。
系统设计系统设计架构在开发方法上,采用B/S(Browser/Server)三层结构设计思想(见图1),基于ASP开发环境,将整个开发过程分为目标设计、开发和运行环境选择、系统功能分析、系统功能模块设计、数据库需求分析、数据库概念结构设计、数据库逻辑结构设计、数据库结构实现、各个功能模块的创建等部分,系统的建立将实现新生报到情况的查询、修改、删除、维护、分类统计的自动化功能,整个系统将从操作简便、界面友好、经济实用、安全高效的要求出发,完成新生报到信息管理的全过程。系统功能概述系统权限设计新生报到工作涉及教务处数据管理,财务处学费信息导入,学工处绿色通道,保卫处户籍迁移,后勤处领取宿舍物品,各院系报到、分配宿舍、发放材料等部门工作,根据报到基本流程示例给每个部门赋予的工作内容,可将报到系统分为五大模块,分别是管理员模块、教务处模块、财务处模块、研究生报到模块、本科生报到模块管理员模块功能设计参数管理功能。
包括系统参数设计、用户管理功能、院系管理功能。系统参数设计在数据库中为独立的表结构,在管理员模块中,可通过界面修改系统参数;用户管理功能有对用户的增加、修改、删除功能,用户密码设置功能,用户权限设置功能;院系管理功能可以完成院系专业的增加、修改、删除。模板设定功能。学生在相应的院系报到,扫描其录取通知书上的条形码后,相应的报到流程将生成一张新生报到单,学生持报到单完成报到的所有步骤。但由于每年新生报到情况不同,报到单亦有所不同,模板设定即完成对报到单模板的修改。数据管理功能。该功能模块用于上传报到的相关学生数据,包括学生的基本资料,即考生号、学号、姓名、性别、学院、专业、班级、宿舍号、生源地信息、图片信息。
