使用VB实现Excel自动获取外部数据

Excel表格生成和公式设置十分强大便利，是一个强有力的信息分析与处理工具。Visual Basic是一套可视化、面向对象、事件驱动方式的结构化高级程序设计语言，正成为高效率的Windows应用程序开发工具。由于微软的努力，Visual Basic应用程序版可作为一种通用宏语言被所有微软可编程应用软件共享。

Excel面始之初带有表格处理类软件中功能最强的宏语言，通过单击“工具”菜单中的“宏”，选择宏名来调用宏过程。随后发展至Visual Basic for Application专用版，可制作按钮、复选框、单选钮等控件，赋控件以宏名，单击控件运行宏，事件驱动方式就Click（单击）一种。新近推出的Office97套件中的Excel97,在“工具”菜单中选择“宏”后，就会发现增加了“Visual Basic编辑器”功能。运用这个新增功能，就完全与Visual Basic编程无异了。在菜单栏上单击鼠标右键，选择弹出式菜单中的“控件工具箱”，在“控件工具箱”工具条上，单击待添加的控件按钮，在工作表中将控件拖曳到所需位置和大小，单击鼠标右键选中“属性”设置控件属性后，双击控件就会出现Visual Basic编辑器。选择该控件的一个事件如Click或Change,编写程序。在工作表中操作该控件，如鼠标单击、键入字符等，则触发相应事件，执行相应程序。


                          图1

笔者在Excel97平台，采用Visual Basic应用程序版开发了一套“通用报表分析系统”(界面如图1)。该系统用于拥有众多子公司的母公司的每月财务报表合并汇总。所有子公司的统计报表如资产负债表、损益表是由FoxBase编制的财务软件生成的dbf文件，取名为ATV001xx.dbf----xx月份资产负债表，ATV002xx.dbf----xx月份损益表等。一个子公司的所有dbf文件放在一个单独的目录中，如C:\T\palm1，C:\T\palm2等。母公司每月份生成的汇总报表为TTTyymm.xls(yy----年份，mm----月份)，它有“资产负债表”、“损益表”等若干工作表组成。每张工作表是由所有子公司相应的dbf文件的相应项目的数据相加而成。只要将dbf文件逐一转化到TTTyymm.xls中去，很容易利用Excel的公式设置功能生成母公司的每张汇总报表。
这套系统的关键在于如何将所有dbf文件转换到同一个Excel工作簿中。直接通过“文件”菜单中的“打开”项, 选择文件类型为dBase文件（*.dbf）, 可将dbf文件转换到Excel工作簿中,但这工作簿只存转换而来的一张工作表，其他表都自动关闭了。另外,通过“工具”菜单中的“向导”，选择“文件转换”后， 只是将一系列dbf文件转换为一系列xls文件而已。于是采用建立ODBC数据源获取外部数据的办法, 将dbf文件逐一转换到一个Excel工作簿内, 且用Visual Basic for Application将转换过程自动化。只要按一下图1中的“生成报表”按钮, 就能完成所有dbf 文件的转换, 且利用Excel公式自动计算功能完成所有报表的汇总计算。按“显示报表”按钮，选择表名，可以浏览报表数据。
具体的方法是：

一、 建立ODBC数据源
(1) 打开“数据”菜单, 选择“获取外部数据”, 然后单击“新建查询”;
(2) 在“选择数据源”对话框中, 双击“<新数据源>”;
(3) 出现“创建新数据源”对话框,输入数据源名称, 选择驱动程序如Microsoft dBase Driver(*.dbf), 单击“连接”;
(4) 在“ODBC dBase安装”对话框中, 单击“使用当前工作目录”前的复选框, 去掉缺省( , 单击“选定目录(s)”, 选择子公司存放dbf文件的目录如C:\T\palm1, 连按“确定”;
(5) 当出现Microsoft Quary对话框时, 单击“关闭”, 退出。不要理会出现的警示信息，因为此时只需建立数据源, 并不需要用Microsoft Query查询