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WPS表格中用下拉菜单加快数据录入速度

来源:Http://myeducs.cn 联系QQ:点击这里给我发消息 作者: 佚名 来源: 网络 发布时间: 13/06/06

【编者按】:网学网Wps Office为您提供WPS表格中用下拉菜单加快数据录入速度参考,解决您在WPS表格中用下拉菜单加快数据录入速度学习中工作中的难题,参考学习

  在行使W表格的过程中,常常需要录入大量的数据。假如每个数据都通过键盘来输入,不仅虚耗时刻还虚耗精力。使用W表格的数据有效性功能,可以快速、准确地输入数据。例如老师盼望按学生的考试成绩划分为四个等级:优越、优异、合格、不合格,输入过程中会重复的输入这几个等级,假如把几个等级名称鸠合到一个下拉菜单中进行选择,那会大大简化操作,并节约时刻。

  在W 表格中新增添了“数据有效性”功能,通过以下两种方法都可以实现这一需求:

  方法一:通过手动输入数据源的体式格局制做下拉菜单;

  方法二:通过引用数据区域的体式格局制做下拉菜单。

  直接输入法

  步骤1:选择“等级”列中的悉数单元格,选择“数据|有效性”菜单项,打开“数据有效性”对话框,在“设置”选项卡下,按“许可”右侧的下拉按钮,在列表中选择“序列”选项,如图 1所示:

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图1 数据有效性区域的选择

  步骤2:在“来源”方框中输入序列的各等级名称(如:优越,优异,合格,不合格等),各等级之间以半角逗号进行分隔,选上“忽略空值”和“提供下拉菜单”两个复选框,如图 2所示。

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图2 有效性数据的输入

  步骤3:,最终单击“确定”按钮,回到工作表中,点击“等级”列的任何一个单元格,都会在右边表现一个下拉箭头,点击它就会出现下拉列菜单,如图3所示。

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图3 下拉菜单的选择

  选择其中的一个选项,响应的等级名称就输入到单元格中了,显得十分方便,而且输入准确不易失足。当鼠标单击其它任一单元格时,这个单元格的下拉箭头就消散,不影响操作界面。

  区域引用法

  步骤1:首先在$D$1:$D$4区域中分别输入优越,优异,合格,不合格.如图 4所示:

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图4 下拉菜单数据的输入

  步骤2:选择“等级”列中的悉数单元格,选择“数据|有效性”菜单项,在对话框的“设置”选项卡下,在“许可”列表中选择“序列”选项,点击“来源”编辑栏,行使鼠标选中序列区域D1:D4,回到“数据有效性”对话框。如图 5所示。

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图5 下拉菜单数据源的选择

  步骤3:点击“确定”按钮保存设置。最后的下拉菜单效果如图6所示。

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图6 下拉菜单数据的选择

  小结:

  1、W表格新增的“数据|有效性”为用户提供了制作“下拉菜单”的功能,用户可以通过“直接输入法”和“区域引用法”来进行制作。

  2、在“备选项”内容比较少的时辰,通常行使“直接输入法”来创建下拉菜单。通过该方法制作的下拉菜单,当单元格被复制到其他工作表中,仍旧有效。

  3、在“备选项”内容较多,或者内容常常变动的情况下,通常行使“区域引用法”来创建下拉菜单。通过该方法制作的下拉菜单,当单元格复制到其他工作表时,必须行使“定义名称”的方法来重新设置。

  另外,假如用户行使“函数公式定义的名称”来制作下拉菜单,公式结果必须是单元格引用,否则无法正常行使。

  实用范围:

  实用于W Office 2005(751)以上版本。

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