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行使数据有效性控制WPS表格数据录入

来源:Http://myeducs.cn 联系QQ:点击这里给我发消息 作者: 佚名 来源: 网络 发布时间: 13/06/06

鉴于大家对Wps Office十分关注,我们编辑小组在此为大家搜集整理了“行使数据有效性控制WPS表格数据录入”一文,供大家参考学习!

  在许多情况下,规范化地录入数据有助于企业进行统一管理,一来可以对数据录入进行有效的控制,二来尽可能地削减用户误操作从而进步工作效率。是以,W表格的“数据有效性”功能就应运而生,它首要用于对用户录入的数据进行实时搜检,以保证数据被正确地输入。

  “数据有效性”是W Office 2005中表格组件中新增的功能,它通常用于以下几个方面:

  1、限定非法数值、日期或文本长度数据的输入;

  2、指定序列输入数据;

  3、根据自定义公式限定数据输入;

  4、使用有效性进行信息提醒。

  因为“有效性序列”在实际工作行使十分广泛,将在其他文章中单独介绍,在这里将对其他3种应用进行简单介绍。

  指定日期数据的录入

  假如数据表管理员盼望用户在工作表A列只能输入指定区间的日期数据,如:2006年的悉数日期,可以通过“数据有效性”来进行控制,详细设置如下:

  步骤1 启动W表格新建一个空白工作表,选中“A列”区域后,选择“数据|有效性”菜单项,弹出“有效性”设置对话框,如图 1所示。

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图1 打开“数据有效性”对话框

  步骤2 在“设置”选项卡的“许可”下拉菜单下选择“日期”,在“数据”下拉菜单中选择“介于”,并在“最先日期”中输入“2006-1-1”,在“结束日期”中输入“2006-12-31”,设置如图 2所示。

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图2 设置日期区间

  步骤3 点击“确定”后,用户在A列区域只许可输入以上区间的日期。假如输入区间以外的日期,体系将给出“错误提醒”,如图 3所示。

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图3 指定区间以外的日期输入后的错误提醒

  按指定文本长度进行输入

  假如用户为了统一产品编号的输入,要求数据录入者只能输入8位的编号,同样也可以通过“数据有效性”来进行控制,设置步骤简介如下:

  如图 3所示,用户首先选择B列,再选择“数据|有效性”菜单项,在打开的对话框中按图 4所示进行设置即可。

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图4 限定文本长度输入设置

  经过设置以后,用户只能在B列的产品编号中输入8位的编号,否则体系将出现类似图 3的错误信息提醒。

  数据有效性的综合运用

  前面介绍的方法都是对于单一条件的限定录入,假如人事部门为了便于统一日期格式,要求工人只能输入8位的日期数字(yyyymmdd日期格式),如“20061231、20080808”等日期数据,那又应该怎样控制呢?工人信息表如图 5所示。

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图5 工人信息录入表

  因为日期数据的非凡性,假如仅仅通过行使“整数”的限定,就很难控制非法日期的输入,如:“20051234”、“20060229”这样的日期,是以用户需要行使自定义公式来进行控制。详细设置如下:

  步骤1 首先选定“工人信息表”中的D2:D6单元格,选择“数据|有效性”菜单项,在弹出的对话框中,设置“自定义”有效性公式如图 6所示。

  有效性公式为:

  =(LEN($D2)=8)*TEXT($D2,"0-00-00")

  公式含义诠释如下:

  1、公式1:(LEN($D2)=8)用于判定输入的数据必须是8位;

  2、公式2:TEXT($D2,"0-00-00")首要用于将数值转换为日期格式,并与公式1进行运算,假如是正常日期,结果返回为日期序列;假如是非法日期,则结果为:#Value!错误。

  另外,因为在有效性公式的判定中,结果为非0数值和True时,结果为真,知足限定条件;当结果为0、False和错误时,结果为假,即不知足条件。

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图6 通过“自定义有效性公式”控制输入

  步骤2 为了让工人了解输入的日期格式,用户还可以在“输入信息”选项卡中进行“提醒信息”的输入,如图 7所示。

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图7 输入用户提醒信息

  步骤3 同时为了提供更加人性化的提醒,当工人输入错误的日期后,用户还可以在“失足警告”中输入信息以示提示,输入内容如图 8所示。

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图8 添加“输入错误”时的错误信息

  步骤4 点击“确定”按钮保存设置,返回工作表。当用户点击D2:D6单元格时,体系出现图 9中左图所示的信息提醒,假如用户输入错误的日期,体系将出现错误提醒,如图 9中的右图所示。

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图9 “输入信息”和“错误信息”提醒

  注意:因为数据有效性只能限定用户手工输入,而不能控制“复制粘贴”操作,请行使时必须注意。

  小结:

  1、W表格的“数据有效性”通常用于有目的地限定用户非法输入,从而达到规范化输入数据的目的。

  2、假如体系提供的常规用法不能知足用户的需要,可以通过“自定义公式”来进行控制,用途更加广泛,功能更增壮大。

  3、 借助““有效性”的“输入信息”选项卡,用户可以实现类似“批注”的信息提醒。

  实用范围:

  实用于W Office 2005(751)以上版本。

(责任编辑:)

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