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教您使用WPS表格检测输入数据正确性

来源:Http://myeducs.cn 联系QQ:点击这里给我发消息 作者: 佚名 来源: 网络 发布时间: 13/06/06

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笔者: andysky 

  报表录入人员天天面对大量数据录入,难保不出现一次疏忽。不管数据主要性怎样,报表错误总会给工作带来负面影响。 那么,除了录入人员自身输入时目测外还有更简洁高效之法么? 答案是一定的。W表格的“数据有效性”功能可以为您提供便利,有效制止无效输入,从而提升数据的准确性和制表速度。 “数据有效性”功能很多,限于篇幅,专为您讲解以下内容,大家可以举一反三,解决更多类似题目。

  1.控制成绩表只能输入数值

  2.限定手机号只能输入阿拉拍数字

  3.限定指定位数只能是数字

  4.限定用户有输入字母

  5.限定输入电话号码和手机

  6.根据前单元格字符决定可否输入

  7.控制输入1——-10000之间的质数

  注:为了方便您学习,请先下载本文中所需的ET文档。

  一:控制成绩表只能输入数值

   大家知道,学生成绩是用数字表示的,且平常在0-100之间。那么只要把握这个规律进对之进行响应的限定则成绩录入时则可提防失足(例如输入小数点变成了逗号不使用汇总或者数据超过100分等等)。

  步骤1.先看一个简易的成绩表(见图1),先选中成绩区B2:B11,打开菜单“数据”|“有效性”。

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图1 成绩表

  步骤2.在设置“数据有效性”|“条件”|“许可”处选择“自定义”;在公式处输入=IUMBER(B2)*AND(B2<=100,B2>=0)(见图2)。

  公式含义:IUMBER(B2)表示必须是数字,AND(B2<=100,B2>=0)表示数据必须在0-100之间;两个条件中用*号连接表示必须同时知足两个条件。

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图2数据有效性

  步骤3.在失足警告选项卡之样式选择“克制”,“错误信息”处输入“ 你输入了非数字或者不在0——100范围中,请重新输入。”,点确定。

  测试:在B2:B11区域输入大于100或者小于0或者“ABC”等等数据看,体系将弹出提醒并制止您的输入。从而确保成绩录入的范围正确性(见图3)。

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图3 错误提醒

  二:限定手机号只能输入阿拉拍数字

  某单元格用于存甩手机号码,为了提防输入错误,同样可以使用数据有效性进行响应的束缚。手机号码的特点是:每一个字符都是阿拉伯数字,不包括小数点,这与成绩分数不同;位数为11位。对手机号每个字符都进行检测,需要用到数组运算,而W2005表格的数据有效性公式中不支撑数组运算,以是不能像前例一样直接在有效性公式窗口输入公式。而是借助辅助单元格,同时打开迭代计算来达到目的。

  步骤1.打开菜单“工具”|“选项”|“重新计算”,按以下体式格局设置(见图4)。

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图4 输入设置

  步骤2.本例手机号码存于C8单元格,则将D8做为辅助单元格格,在其中输入公式:  =AND(NOT(ISERROR(FIND(MID(C8,ROW(INDIRECT("1:"&amLEN(C8))),1),"0123456789"))),LEN(C8)=11)

  公式含义: NOT(ISERROR(FIND(MID(C8,ROW(INDIRECT("1:"&amLEN(C8))),1),"0123456789")))表示每一位字符必须是阿拉伯数字;LEN(C8)=11表示必须为11位。当然也可本人再加条件,例如字符“13”最先之类。

  步骤3.开启菜单“数据”|“有效性”|“有效性条件”,在“许可”处选择“自定义”;在公式处输入“=D8=TRUE”,并在失足警告选项卡输入信息“你输入的不是阿拉伯数字或者不是11位,请重新输入!”

  测试:在单元格中输入一个错误的号码“I3512345566”,已被体系制止(见图5)。

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图5 错误提醒

三:限定指定位数只能是数字

  与前两例不同,本例可以自定义从某位数最先某位数结束限定为数字。

  先看实例(见图6),肇端位和结束位单元格可以随意定义,只要结束位不小于肇端位即可。目的是设置完后手机型号单元格的指定位数只能是阿拉伯数字,否则制止输入。

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图6 实例
  
步骤1.仍旧开启迭代计算

  步骤2.手机型号下面单元格做为辅助单元格,输入公式:=OR(ISE

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