够规范和标准、案卷标题不统一、案卷缺少卷内目录、组卷混乱现象比较严重。
3.一些归档的材料不够真实和准确,且数据更新不及时
真实性是环卫档案最基本的要求,但目前档案材料中不真实的问题十分突出。由于对环卫档案管理工作不够重视,始终认为档案工作就是保管的事务性工作,不能给单位创造经济效益,只要守住摊,不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。因此,在材料的归档方面,往往疏于管理和严格把关,将一些不够真实的数据资料进行了归档,给环卫档案管理带来了严重的不足,失去了其应有的价值。并且存在档案收集不及时的现象,不能将有价值的数据资料快速归档,错过了资料收集的最佳机会,造成大量原始数据遗失,不能保证环卫档案的完整性。
4.信息化水平不高
环卫档案信息化管理是环卫档案工作适应社会信息化发展的必然要求,是全面提升环卫档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来,环卫档案大力推进管理信息化建设,力图使档案工作与城市建设发展同步。但是,目前大量环卫档案不能做到信息化管理,相关目录和索引没有进行数字化管理,不能快速有效地进行检索和查阅,始终停留在过去传统手工检索的基础上,影响了城建档案管理的效率。
5.对环卫档案管理的投入较少
在环卫档案管理过程中,设备、硬件、软件系统、人员技术等方面的配套需要投入大量的资金,同时还需大量的资金支持维护。由于落后思想观念的制约,环卫档案管理工作不能带来直接的经济效益,致使管理者无暇顾及环卫档案工作中的硬件更新,配套资金不能到位,有时经费还会被一些更为紧急或者重要的工作所临时挪用,因而无法购置好的硬件设备和建立高起点的档案网络,更谈不上对硬件设备的及时更新,致使环卫档案管理基础设施建设投入不足,档案柜等设施落后,库房、档案室建设简陋、条件差,为档案资料的长期保存带来较大困难,制约了档案管理的现代化进程。
三、对环卫档案管理的对策建议
为适应现代城市建设的发展需要,切实加强城市环卫档案管理工作,有效促进城市发展进程,建议环卫档案管理做好以下五个方面工作。
1.加强档案专业技术培训,提高环卫档案管理人员素质
要提高环卫档案人员的素质,必须要做好两方面的工作:首先,要把住人才入口关,引进有文化专业知识、有专业技术和技能的人才充实档案队伍;其次,要加强专业技术的学习和培训。
环卫档案管理的关键取决于档案工作人员的素质水平。环卫档案工作者的业务水平、工作能力、文化素养、创新意识、敬业精神是影响环卫档案管理整体服务水平的重要因素。因此,环卫档案工作人员要特别注重日常自身专业水平的提高。现有档案工作人员的专业继续教育是目前一项重要的工作任务,档案人员可以通过自学、参加培训等方式努力学习,拓宽视野,了解所涉及工作领域的现状及发展动态,熟悉档案工作的各个环节和基本要求,努力掌握科学管理的原则和方法,从而有效提高自身素质、工作效率和档案质量。此外,针对目前档案管理的信息化,环卫档案人员还必须能熟练运用计算机以及各类现代化办公设备进行电子文件的制作、使用和维护。因此,档案管理人员除了进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育,还要具备较强的开拓创新意识,熟练掌握现代办公软件。
2.完善环卫档案规章制度、实现标准化、规范化管理
在档案管理工作中,要始终把档案制度的建设与落实放在重要位置,没有健全的档案管理规章制度就难以确保环卫档案工作的顺利开展。建立科学的环卫档案管理体系和健全的档案管理规章制度是档案管理的关键。通过建立与环卫工作相适应的科学档案管理体系,理顺环卫档案管理体制,完善档案收集网络,逐步形成责任落实、人员