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浅谈知识经济时代呼唤秘书更新知识结构

来源:http://myeducs.cn 联系QQ:点击这里给我发消息 作者: 佚名 来源: 网络 发布时间: 12/04/07

    论文关键词:秘书工作 知识结构 自我调节

    论文摘要:伴随知识经济时代的到来,国内外企业对秘书的要求越来越高。本文论述了秘书如何更新知识结构,全面提升自身的职业能力,来满足当代经济发展的职业需要。
  秘书的正式定义为“专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务,并为领导决策及实施服务的人员”。秘书在日常工作中经常要与单位各个部门和人员打交道,对单位的日常工作和整体状况要有比较全面的了解。另外秘书职业也是一个单位的窗口,和其他公司的主管部门、大客户都有联系,在工作中频繁与外界接触。尤其随着现代社会的不断发展,在新的知识经济时代到来之际,秘书职业更能锻炼人,培养人。秘书工作再也不是传统观念中简单的电话接线员、接待员,以及收收发发、抄抄写写的文员,工作涵盖面更广,要求更高更严,掌握简单的秘书知识已难以满足工作的需要。21世纪是知识经济的时代,新的时代要求秘书工作制度化、专业化、现代化,担任秘书的人员应不断充实自己,提高自己,应该时刻保持拾遗补缺、不断更新、不断优化自己的知识结构。
  一、应具备一定的信息素养
  信息素养(Information Literacy)的本质是全球信息化需要人们具备的一种基本能力,即能够判断什么时候需要信息,如何去获取信息,如何去评价和有效利用所需的信息。在现代社会,秘书人员具备较高的信息素养十分重要。秘书应该能够熟练地使用各种信息工具,充分利用网络、媒体接收来自不同渠道的文件资料,根据自己的工作内容有效地收集各种公共决策信息,并对收集的信息进行归纳、分类、鉴别、遴选、分析综合、抽象概括和表达,在多渠道多方位收集信息的交互作用的基础上,迸发创造思维的火花,产生新信息的生长点,从而掌握并创造新信息,达到收集信息的终极目的。只有这样,才能够做好领导的参谋,及时为领导提供各种有用有效的信息资料,帮助领导不断充实完善工作信息和对决策进行辅助取舍,起到一定的补充提醒作用。
  二、应具备较强的办公自动化能力
  办公自动化(Office Automation)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式,是当前新技术革命中一个技术应用领域,属于信息化社会的产物。它是集人、机器(设备)、信息资源三者为一体,构成了服务于各种目标的人机信息处理系统。办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设,并占据领先地位,将有助于保持竞争优势,使企业的发展形成良性循环。秘书作为办公室的重要角色,办公自动化能力是最重要的,尤其是知识经济时代,有人提出已经进入了无纸化办公,因此熟悉电脑操作和办公自动化设备是秘书最基本的素质之一。秘书办公自动化能力包括熟练使用计算机处理各种文字数据等材料,如Word文本的编辑和使用,Excel表格软件的高级应用,PPT的制作和使用。当然仅仅使用计算机、传真机、复印机等设备还不够,还需要掌握一些多媒体的使用技能,以及网络信息传输、网络安全、网络银行、网络会议等多种应用技能。这样的秘书才能跟上时代的节拍,才能为科学管理和决策服务,达到提高行政效率的目的。
  三、具备良好的现代公关工作能力
  秘书工作作为单位的一个对外窗口,在对外交流过程中,要求具有良好的公关意识,更加出色地完成秘书工作的各项任务。因此现代秘书要时刻保持塑造组织形象的意识,保障各种信息畅通的意识,树立服务公众的意识,显示真诚互惠的合作意识。秘书具有公关知识十分重要,这包括要掌握公共关系基本理论知识,公共关系实务知识,相关学科的知识。公共关系是一门新兴的学科,有较强的综合性和多学科交叉性,同传播学、市场学、心理学、社会学、广告学、信息学等相关学科有着密切的联系。因此秘书人员应根据工作需要,对这些学科进行广泛涉猎。只有掌握了丰富的相关学科知识,才能站在一个综合、系统的高度,以更加开阔的视野去分析、策划和开展公共关系工作。
  在具体工作中还要时刻注意树立单位良好形象的意识,因为秘书经常出现在重大的、关键的场合,客观上承担了公共关系的职责。还要具有广结良缘的意识,知识经济时代的企业,必须与股东、员工、社区、竞争者、消费者、原料供应商、经销商、代销商、甚至是金融机构、新闻媒体等多种人群、多个部门打交道。一个广结良缘的单位和个人,能够代表或者协助领导部门真诚地和他们友好相处,与各类单位建立并保持良好关系,为单位结交到越来越多的朋友,在工作中才能得到内外公众的合作。这些能力虽然从书本上难以系统全面地学到,但是秘书应该在实践中慢慢积累,提高自己的公关能力。
  四、企业管理及法律法规知识
  企业作为市场竞争的主体,受到外部市场压力以及内在市场动力的影响,面临诸多的风险和变数,为了避免更大的风险,就应该未雨绸缪,防范化解。作为企业的重要员工,秘书更应该掌握一定的法律知识,如果没有较高法律政策方面的知识修养,往往给工作带来不利,甚至还会造成严重后果。因此,企业秘书作为企业的枢纽级人员,法律知识是必备的基础知识,他们必须做到知法、懂法、守法、护法,才能成为企业名副其实的“参谋助手”。当然,法律政策体系规模庞大,秘书人员可结合工作需要,先掌握一般的法学和政策理论基础,然后有针对性地学习有关的法律政策知识。首先要熟悉、了解与本企业有关的法律、法规,确保企业的生产经营活动在法律允许的范围内;其次要熟悉并了解现行法律、政策在本企业是否已经用足,以协助领导在法律允许的范围内拓宽生产领域和经营渠道,搞活经营活动;再次,还要密切注意本企业的权益是否受到非法侵害,运用法律武器保护企业。另外,涉外法律知识在现代企业进行对外经济贸易活动中也越来越重要,签订涉外经济合同更应具有严格的法律规定。现代企业秘书必须熟练掌握涉外法律知识,既要了解我国的法律,也要掌握国际上相关国家的有关法律规定。与此同时,还要掌握国际上随时变化着的情况,如中国加入WTO后,秘书还要掌握WTO法等一些法律知识。
  五、掌握与工作相关的其他知识
  现在秘书工作内容越来越丰富,而且因单位性质不同,除一些基础工作外,秘书工作也不尽相同。这就要求不同单位的秘书人员,从自身工作实际出发,有针对性地选择学习一些与自己工作息息相关的知识,更新自己的知识结构。就事业单位而言,首先要掌握一定的保密知识。现在随着网络的发展,给大家工作带来方便快捷的同时,也带来了一定的泄密隐患,所以学习一定的网络保密知识,提高自己的保密意识,在工作中严格遵守各项保密规定,在保护国家秘密的同时,也保护好自己。另外,掌握一定的涉外知识,随着中国加入世贸组织,国际沟通的日益频繁,也为单位走出去提供了更多更好的机会和渠道,秘书人员懂得一些涉外知识也是适应这一潮流的需要。
  总之,现代企业秘书应不断地自我调节知识结构,加深加固基础和专业知识,把握好秘书所应具备的知识结构,并用发展的观点丰富自己的知识,提高自己的能力,挖掘自己的潜力,真正成为像心理学家一样善于观察和理解他人,像政治家一样有灵敏的头脑,熟悉了解各项工作,解决各类棘手问题,不断提高自己工作能力,把秘书工作做好、做精、做细。
  
  参考文献:
  劳动和社会保障部教材办公室.商务秘书实务[M].北京:中国社会保障出版社,2006年4月
  吴欢章,陆娴琴.秘书技能[M].上海:上海文艺出版社,2007年3月
  黄建聪.对文秘人才市场需求和专业课程设置的调查研究[J].金华职业技术学院学报,2006年2月
  王宏.高级文秘岗位职业技能培训教程[M].广州:广东经济出版社,2007年10月

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