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大型活动项目管理的关键问题分析

来源:http://myeducs.cn 联系QQ:点击这里给我发消息 作者: 佚名 来源: 网络 发布时间: 13/08/16

【编者按】网学网最新媒体信息频道为大家收集整理了“大型活动项目管理的关键问题分析“提供大家参考,希望对大家有所帮助!

(一)案例

欧内斯特和杨是奥运会、埃米金像奖和美国职业高尔夫球手协会巡回赛的顾问(根据凯瑟伍德和科克,1992年),他们认为成功的关键在于:

●活动项目是否是一个好想法?
●我们是否具有必要的技能来计划并承办活动项目?
●主办地区是否支持?
●我们在社区是否有足够的基础设施?
●我们能否以力所能及的价格确定场地?
●活动项目是否能吸引观众?
●活动项目是否能取得媒体的支持?
●活动是否具有财政的可行性?
●衡量成功的标准是否合理?

在本章中,我们将使用这些问题来探讨可行性这个议题。除了上述9个问题之外,我们还将提出最后一个问题:“什么是风险?”对于活动项目管理者,风险管理是最重要的关注点之一。正如在第一章中提到的,活动项目能办得相当出色,但也能成为糟糕的败笔。对于一个活动项目的管理者,如果他举办的活动以失败告终,那不单是职业发展上的绊脚石,而且是一个极大的灾难。想要再找一个机会去弥补是根本不可能的,只能去考虑寻找一个与自身职业毫不相干的出路。在活动中如果出现受伤或活动项目遇到财政上的失误,情况更是如此。如同早先提到的,对于大多数的商业运作,风险被细分到各个侧面,而活动项目管理者或活动项目管理组织却并非如此。全年运营的公司如果出现一天的低迷可能不算是什么问题,但对于一个为期一天的活动项目来说就是个巨大的灾难!

为了思考欧内斯特和杨提出的问题,我们将集中讨论两个截然不同的事
例:悉尼2000年奥运会召开之前所提出的问题和一个小型当地活动项目,一个每日推出的有机食物市场。

活动项目是否是一个好想法?

虽然这个问题看似简单,但有许多活动项目管理团队在活动项目即将到来之际却越来越容易提出此问题。公众对悉尼举办奥运会的支持率一直是较低的,当离奥运会开幕只有几周时才出现了前所未有的抢购入场券的现象。预订处连连告急,分销渠道受到挑战。毫无疑问,组织者在前几个月就问到过这个问题,如果可能应在申办前自问。但他们带有疑虑的心情只是在最后时刻,看到入场券全部售出时才重新恢复正常。这是对任何一个申办奥运会的城市都不例外的主要问题,而且应当在全过程的早期进行仔细的审视。在涉及有机食物市场时,组织者必须首先确定活动项目的目的。如:为提高本地区和产品的知名度?为慈善事业募捐?或属于商业行为?不论答案如何,组织委员会必须要仔细考虑是否应提出以下问题。

我们是否具备技能?

对于悉尼奥运会组委会和其他相关部门的指责早在奥运会开幕的几年前就已出现在媒体和新闻界了。然而当奥运会被证明是一次成功举办的盛会时,所有猜疑就已烟消云散了。成功地举办此次盛会就已经证明突出的技能的存在。澳大利亚在活动项目管理方面的高技能现在得到了国际认可。在举办一次有机食品市场促销的活动中,主要需要一些行政领域的技能。但如果经营理念被确定为一次慈善事业的募捐行为,就要考虑到时间和义务责任的投入,因为这两项投入是志愿者的必备条件以保证每日的活动正常进行。

主办地区是否支持?

各城市对主办奥运会的心情是矛盾的。作为一个社区整体,它有义务投人资金,但感到会有诸多的不便之处,有——些商家和居民无疑会有反感。例如:在2000年悉尼奥运会到来之前,对悉尼的城市人行道路和城市中心的大兴土木的营建工程人们不断投诉。不少人还认为资金本应投入到更为需要的
学校和医院等关键项目中。然而那些对旅游业感兴趣并了解奥运会能带来潜在经济利益的人士却都持支持态度。对社区支持度的分析必须来自于所有相关的人士和部门。除非摊位业主每天清晨在开业时制造出噪音,否则社区的居民不会对每日举办的有机食物促销持反对意见。但当地的食品零售商店就会大加指责,因为促销摊位的成本较低,会对自己的商店造成价格上的竞争。而另一方面,促销市场能够吸引周边地区的居民和游客,这又能提高零售商店的营业额。大多数调研证明,光顾节日庆典活动的游客只是出于临时的动机,而把促销这类活动市场的筹码押在他们身上是没有根据的。

我们在社区是否有足够的基础设施?

筹办奥运会所要求的基础设施建设是巨大的,机场建设是最好的一个例子。虽然南非的开普敦也申办过2000年奥运会,但多数人认为那里的基础设施难以承办如此规模的活动。申办城市通常都要承担基础设施的营建工作,以满足奥运会的需要,但也都要面对奥运会结束后这些场地的使用问题。交通和泊车通常是应着重考虑的大问题。当然这对于有机食物促销市场则不算是问题,因为促销会是在乡间小镇举行的。如果促销会的场地接近一个火车站,而且时间选择在游客到达和离开的高峰期,这反倒成为一种优势。

我们能否以力所能及的价格确定场地?

对于多数的活动项目的组织者,租用场地的成本是一个关键问题。许多组织者为了节省开支而租用大厅并使用临时性的安置方法,但实际上这是一种不合算的方式。因为装饰、灯光等的费用成本可能会更高,更具有风险性。租用功能厅的好处是能使用可靠的设备、安全的计划和保险公司的投保等一系列支持。场地管理者的技能是不应忽视的,这种技能是活动项目举办成功的保证。在举办一项娱乐活动时,场地位置和费用成本对价格和促销起着决定作用。

场地的费用还依据活动对时间的需求。在一些活动中,需要有较长的时间“进场”和“出场”(布台和卸台),这就会造成高于预期的费用。汽车和船只展就属于这类活动,展示会需要后勤人员的支持来搭建展台。古德布莱特(1997年)指出,时间倥间/f临时法规是关键的组成,实际的空间决定着对时间的要求。他引用了美国超级杯赛的例证,在比赛中场休息时,88台钢琴要被搬运到场地中。装卸区的使用和储存是其他应考虑的问题。安全保卫是另一需要特别关注的问题,因为昂贵的物品有丢失的可能性:据称在2001年悉尼汽车展会上一辆新型汽车从展台上失踪,而被他人开到600公里之外兜风!有机食物促销会的场地费用则远不及2000年悉尼奥运会的费用,因为后者是特地营建的场地。然而,正如同奥运会组织者一样,食物促销活动的组织者也会十分在意自己举办的活动的场地费用。大型活动的场地对于主办城市来说是一种长期保留的财物,但人们还是普遍关注其长远的财务上的可行性。

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