档案管理论文范文例文 企业档案管理存在的问题及其对策研究

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【摘要】档案管理是企业管理工作的重要环节，能够提升管理质量，推动管理企业管理工作的有序开展。本文在对当前企业档案管理所面临的问题加以概述的基础上，分析了企业加强文书档案管理工作的有效性，最后探讨了解决这些问题的对策，希望能够为提升企业档案管理的效率提供一些参考。

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【关键词】企业管理；档案管理；问题分析；对策研究

企业档案作为一种信息资源，其内容丰富，类型众多，囊括了企业管理中的各个方面，不仅仅是对工作的文字总结，同样也是推进企业文化建设的有效途径，因此加强档案管理工作，具有十分重要的现实意义。但是当前在企业档案管理中存在着一些缺陷，对管理工作的顺利开展造成了一定的影响，因此，需要对这些问题进行分析，并认识到加强文书档案管理工作的有效性，找出相应的解决策略，以促进企业档案管理工作的高效化。

一、当前企业在管理工作所面临的弊端

1、管理思想落后

企业管理人员对档案管理工作缺乏正确的认识，这就使得在档案管理工作方面的重视程度不够，甚至认为档案管理部门是可有可无的，只是简单地当作是对资料的整理与搜集，没有对管理体制加以改革，也不重视专业管理人才的引进，即使是管理工作出现了失误也没有进行处分与追责，滋生了闲散、懒惰的风气，导致档案管理的效率不高。[1]

2、管理体制不健全

从整体上来看，档案管理工作包括了档案的收集、整理、鉴定、保管以及后期的利用等环节，具有系统性。但是当前部分企业在档案管理工作中，并没有制定完善的管理体制，将档案管理的各个环节没有有效地结合起来，只是片面地追求档案资料的保密性，而没有对各个管理人员的职责加以分配与落实，同时也缺乏相应的激励机制与问责机制，使得文书档案管理人员责任意识有待提高。

3、管理方法落后

一方面，当前许多企业在档案管理方面依然沿用了传统的管理方法，没有引进先进的计算机设备，在管理方面依然是以人工为主，导致了档案管理工作量大，给管理人员带来了较大的工作负担；另一方面，由于缺乏先进的管理设备，许多企业现有档案依然是纸质档案或卷宗，很容易因为人为的原因而损坏或遗失，不利于重要文件的保存。

4、专业管理人才的缺失

由于现代企业在管理过程中更多的是将精力放在经济效益提高方面，而对档案管理工作缺乏应有的重视，这种落后的管理理念也延伸到了社会层面，使得很多人不愿意到这个岗位上来工作，这样就使得缺乏具备专业管理技能的人才；而企业现有的文书档案管理人员专业素质较低，其态度态度较差，责任意识与积极性不高，再加上企业也没有采取有效的培训措施，导致档案管理工作质量较低。[2]

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二、企业加强文书档案管理工作的有效性分析

1、能够为加强企业管理提供依据将企业发展与运营过程中相关的工作细节以纸质文档与数字文档的形式记录在案，能够为现代企业管理提供必要的依据，企业管理者通过根据分析这些档案资料，可以从中发现企业工作中存在的弊端，以及从过去的经验中总结出对企业发展有利的经验，从而制定有效地发展战略策略，保证企业管理的高效性，实现长远的战略发展。[3]

2、是企业文化建设的有效方式

一方面，企业的档案资料是一种文字性的资料，涉及到了企业运营的方方面面，不但包含了企业当前的发展情况，还有着过去的工作总结、历史人事调动情况、活动开展情况等，因此属于企业文化的一部分，强化企业档案管理，有利于企业文化的建设与呈现。另一方面，企业为了拓展自身的影响范围，往往会在进行对外宣传时运用到一部分档案资料，从而使外界更好地了解企业的发展历程、企业文化以及经营状况，不但可以起到良好的宣传作用，还有利于投融资渠道的拓展。

3、能够进一步强化企业特色

企业的运营并不仅限于对经济效益的追求，还应当重视人文建设。而企业档案管理不仅仅记载了企业的运营实际，还包含了历年来组织的员工活动、文化活动等，这些都可以作为企业人文建设的重要材料。加强档案管理，从相关的文书档案中挖掘出企业所具备的人文特色，有利于强化企业特色，进而为品牌的打造注入新的价值，有利于实现现代企业的稳定、长远发展。[4]

三、企业档案管理的优化策略探讨

1、提高企业管理阶层的重视程度当前企业档案管理工作存在着诸多弊端，究其原因还是因为企业管理阶层对文书档案工作的重视程度不够。因此，企业管理阶层应当积极转变落后的观念，充分认识到文书档案管理对企业发展的重要作用，进而提高对档案管理工作的重视，定期对工作成果进行检查与监管，并要求部门管理人员汇报工作进度。同时在资源分配方面也应当有所倾斜，提升档案管理人员的薪资待遇，从而吸收更加优质的文书档案管理人力资源，激发员工工作的积极性，以提升档案管理工作的质量。

2、建立高效的管理体制

要构建完善的管理体制，首先要制定详细的责任体系，落实每一个工作人员的职能，做到各司其职，保证管理工作的有序进行；其次要建立高效的激励机制，对表现优异的员工加以物质方面的奖励，以激发其内在的上进心，并对其他工作人员起到一个激励的作用；最后，要建立责任追究制度，根据每个管理人员的职责来落实相应的责任，一旦在因为人为的原因导致档案的破损或丢失，就要对相关的工作人员进行责任追究，从而端正档案管理人员的工作态度，保证档案管理工作的高效化。[5]

3、引进现代化的管理设备

企业管理阶层应当加强在文书档案管理工作上的资金投入，通过积极引进先进的管理设备与管理技术来辅助档案管理工作，推动档案管理的现代化。借助先进的计算机技术在互联网上构建相应的档案管理平台，由专门的管理人员将档案内容录入到数据库中，构建数字化的电子档案，实现智能化的编号与整理，以提升档案管理工作的效率。与此同时，还要建立快速的人事档案检索通道，以提高档案查找的速度，同时也方便管理人员迅速查询自己的档案，提供优质的档案查询服务。此外，在档案管理信息化建设的同时还应当进一步强化企业内部网络的安全性，防止因木马、病毒入侵而造成的资料外泄，保证企业利益不受损害。

4、加强人才的引进与培训

由于当前企业档案管理工作的专业人才较少，现有管理人员大多是老员工，缺乏专业的工作技能，因此企业一方面要加强对专业人才的引进与招聘，另一方面要对现有的工作人员进行培训与定期考核，以保证其专业知识过关。除了对专业技能的培训之外还要注重思想方面的提升，在提高工作技能的同时强化员工的责任意识，转变其工作态度。与此同时，应当建立有效的考评机制，对档案管理人员进行定期的考核，针对考核不通过的人员予以一定的资金处罚，以提升管理人员的上进心，使其能够在工作中努力上进，实现自我突破。[6]

四、结语

档案管理工作关系到企业管理的方方面面，对于企业管理工作的顺利开展有着重大的影响。因此，管理层应当重视档案管理的相关工作，加强对该工作的监督管理，以强化档案管理人员的责任意识，同时还要建立健全现有的管理体制，通过引进现代化的管理设备来提升档案管理效率，此外还要重视人才的引进与培养，通过有效的培训与考核来提升档案管理人员素质，以保证工作顺利开展。

参考材料：

[1]企业档案文化建设

[2]网络化是企业档案计算机管理必定趋势

[3]提高会计档案在企业中的经济效益

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