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会计电算化是将现代电子信息技术应用于会计,用电子计算机代替人工记账、算账、报账,以及部分替代人工完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。会计电算化系统的内部控制既包括原来的手工账务,又包括程序设计、电算化账务处理。严格的内部控制制度是会计电算化信息真实可靠的保证。内部控制制度要求处理同一笔经济业务的人员既要相互联系,又要相互制约。此外,严格的内控制度有助于防止违法行为的发生。国内外实践表明,计算机本身处理出错概率较低,但人为造成的出错和舞弊却有增无减,而且一旦出现舞弊,企业损失巨大。
会计电算化所引起的损失主要有三种:由于灾害事故(如火灾、水灾)或电源中断故障原因所引起的会计信息处理中断和数据丢失;因会计信息本身的错误和疏漏所引起的损失;因会计电算化舞弊而引起的损失。对前两种损失,借助于改善电算化环境和提高电算化开发控制技术,就能较好解决;而制定严格的电算化内控制度则是防范会计电算化舞弊的有效途径。随着高科技浪潮席卷全球,以网络、通讯、信息处理、人工智能和多媒体技术为核心的信息技术,逐渐成为世界经济和科技发展的制高点。企业面临的压力越来越大,所处的经营环境也日趋复杂,特别是集团企业,分、子公司向集团提供的财务信息的失真、滞后、信息管理成本高,监控困难等问题,严重困扰着管理层。加强内部控制,提高企业对市场反应的灵活性和财务效率,是现代企业管理的重要内容。
一、现代信息技术对传统企业内部控制的不利影响市场经济的迅速发展和现代信息技术的广泛普及,企业的经营管理工作日趋复杂,对管理控制水平的要求也越来越高。以智能化网络为媒介的现代信息技术而产生的电算化财务信息系统,猛烈冲击着传统的企业管理模式,对传统企业内部控制带来了许多新的问题。
(一)现代信息技术的开放性加大了会计数据的不安全性。网络的高度开放性给企业的内部控制带来许多新问题。如财物安全问题,企业的信息需要在网上发布,各分支机构和移动办公人员之间需要进行信息交流,企业的各项财务数据都存储在处于联网的主机和服务器上,大量会计信息通过网络通讯线路传输,使信息被非法拦截、窃取、篡改变得更加容易。网络会计信息系统也很容易遭到病毒入侵和黑客攻击,从而大大加剧了企业内部控制的难度。
(二)传统的内部控制制度失效。首先,信息储存介质的改变(由磁或光介质替代纸介质)使会计数据易于被篡改或伪造。在传统的会计系统中,原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表等以纸张为载体,数据一旦填列,若被修改,可以很容易辨认出修改的线索和痕迹。而在现代信息技术环境下,一些单位的原始凭证,记账凭证,会计账簿和报表已实现了数字化和现代化,其存储介质也变成磁(光)介质。这种无纸凭证极易被改动并不留任何痕迹,它弱化了纸质记录所具有的较强的控制功能,方便了会计造假。
其次,会计信息系统数据处理的自动化、集中化,弱化了不同岗位的内部牵制。传统的财务数据处理采用手工记账的流水作业方式,每个岗位的人员只能就上一程序的结果进行数据处理。这种内部不同岗位的互相牵制,使会计数据的准确度得到了保证,防止了内部人员的蓄意舞弊或者逃避内部控制。而计算机的应用使企业的整个数据处理过程都集中于服务器,所有数据收集完毕后同步处理,会计信息系统把从内联网、外联网、互联网上采集的电子数据,扩展到以实时电子一体化的信息系统,这种方式一方面简化了会计数据处理,另一方面则在一定程度上降低了数据的可靠性,给舞弊者以可乘之机。
(三)授权方式的改变蕴含着巨大的风险。授权批准在目前所有权和经营权相分离的企业经营模式下,是企业内部控制最基本的手段之一。在传统的手工会计系统中,一项经济业务从发生到形成相关会计信息,每一个环节都应由具有相应管理权限的有关人员签章。这种方式有效地牵制了内部责任人,较大程度地防止了舞弊的发生。但在电算化信息系统中,权限分工的主要形式是口令授权,口令存放于计算机系统内部,一旦口令被人偷看和窃取,便会带来巨大隐患,甚至可能是企业的灭会计电算化与网络化对企业内部控制的影响