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VF仓库管理系统|库存信息管理|设备出入库管理|设备采购系统

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1.2.1 管理信息系统的组成
管理信息系统在企业中的应用存在三个要素,这就是人、计算机和数据。
人是指企业领导者、管理人员、技术人员,以及MIS建设的领导机构和实施机构,他们在系统中起主导作用。MIS是一项系统工程,不是只靠一些计算机开发人员就可以完成的,必须有企业管理人员,尤其是企业领导的积极参与。
计算机技术是MIS得以实施的主要技术。在这些技术中,软件开发是MIS开发的重点。
第三个因素也不能忽视。企业的管理数据是MIS正常运行的基础。广义地说,各项管理制度是MIS建设成功的基础。试想要计算一台机床的生产成本,需要按时输入每个部件、每个零件甚至每个螺钉螺帽的费用,涉及企业的生产车间、采购、库房、工艺设计和财务等多个部门,必须有一整套管理制度做保证。
1.2.2 管理信息系统的界面特点
计算机软件技术中,人机界面已经发展成为一个重要的分支。
MIS人机界面设计一般遵循以下一些基本原则:
1. 以通信功能作为界面设计的核心
人机界面设计的关键是使人与计算机之间能够准确地交流信息。一方面,人向计算机输入信息时应当尽量采取自然的方式;另一方面,计算机向人传递的信息必须准确,不致引起误解或混乱。另外,不要把内部的处理、加工与人机界面混在一起,以免互相干扰,影响速度。
设计MIS时,针对每一个功能,都要按照“I-P-O”的模块化思想,使输入、处理与输出“泾渭分明”,充分体现人机界面的通信功能。这样设计出来的程序不易出错,而且易于维护。
报表打印是MIS必备的功能之一,而且打印之前常常需要计算。计算与打印分开设计,虽然消耗时间,但易于整个MIS系统的维护。
2. 界面必须始终一致
统一的人机界面不致于会增加用户的负担,让用户始终用同一种方式思考与操作。最忌讳的是每换一个屏幕用户就要换一套操作命令与操作方法。
例如在整个系统可以以问号图标表示帮助,以磁盘图标表示存盘,以打印机图标表示打印等。
3. 界面必须使用户随时掌握任务的进展情况
人机界面应该能够告诉用户软件运行的进度。特别是在需要较长时间的等待时,必须让用户了解工作进展情况,如可以设计已经完成了百分之几的任务进度条等。目前,Windows下的应用软件无论大小,其安装程序几乎均做到了这一点。开发MIS软件时,这一点很值得借鉴。
4. 界面必须能够提供帮助
一个优秀的MIS软件应该提供在线求助功能,甚至提供使用向导,这将给用户带来极大的方便。在多媒体环境下,以语音提示作为操作向导,不会干扰屏幕信息,是一个极佳的选择。
5. 界面友好、使用方便
多数MIS软件的数据输入量较大。对于一些相对固定的数据,不应让用户频频输入(特别是汉字),而应让用户用鼠标轻松选择。例如,人事管理系统中的“文化程度”是相对固定的数据,其值一般取“小学”、“初中”、“高中”、“大专”、“大本”、“硕研”、“博研”等。录入这类数据之前,MIS软件应在相应位置弹出一个列表框,待用户以鼠标点击,而不应让用户每次都输入这些汉字。
另外,开发者应编写一个错误实时记录程序,自动记录何日、何时、何程序出了何种错误。
总之,所开发的MIS在使用过程中,应使用户的数据输入量降至最低限度,同时也要减少用户的干预量。实践证明,用户干预愈少,MIS系统的满意程度愈高。
6. 输入画面尽可能接近实际
如果某个电算会计软件的凭证录入画面是表格式的,一屏可录入多条记录,而且与实际凭证一模一样,甚至连颜色都无异,用户在终端上录入凭证,仿佛用笔在纸上填写凭证,以增加人机亲和力。
7. 具有较强的容错功能
误操作、按键连击等均有可能导致数据误录。巧妙地进行程序设计,可以避免此类因素造成的错误。例如,录入学生成绩时,我们可以对其范围进行限定,使用户无法输入0~100以外的数据;录入学生年龄时,不妨根据实际情况将范围限制在15~20之间。
1.3 管理信息系统的开发
 
管理信息系统开发方法主要有:结构化生命周期开发方法、原型法、面向对象的开发方法等。
1. 结构化生命周期开发方法
目前较为流行的MIS开发方法是结构化生命周期开发方法,其基本思想是:用系统的思想和系统工程的方法,按用户至上的原则,结构化、模块化地自上而下对生命周期进行分析与设计。
用结构化生命周期开发方法开发一个系统,将整个开发过程划分为5个依次连接的阶段:
l      系统规划阶段:主要任务是明确系统开发的请求,并进行初步的调查,通过可行性研究确定下一阶段的实施。系统规划方法有战略目标集转化法(SST,Strategy Set Transformation)、关键成功因素法(CSF,Critical Success Factors)和企业规划法(BSP,Business System Planning)。
l      系统分析阶段:主要任务是对组织结构与功能进行分析,理清企业业务流程和数据流程的处理,并且将企业业务流程与数据流程抽象化,通过对功能数据的分析,提出新系统的逻辑方案。
l      系统设计阶段:主要任务是确定系统的总体设计方案、划分子系统功能、确定共享数据的组织,然后进行详细设计,如处理模块的设计、数据库系统的设计、输入输出界面的设计和编码的设计等。
l      系统实施阶段:主要任务是讨论确定设计方案、对系统模块进行调试、进行系统运行所需数据的准备、对相关人员进行培训等。
l      系统运行阶段:主要任务是进行系统的日常运行管理,评价系统的运行效率,对运行费用和效果进行监理审计,如出现问题则对系统进行修改、调整。
这五个阶段共同构成了系统开发的生命周期。结构化生命周期开发方法严格区分了开发阶段,非常重视文档工作,对于开发过程中出现的问题可以得到及时的纠正,避免了出现混乱状态。但是,该方法不可避免地出现开发周期过长、系统预算超支的情况,而且在开发过程中用户的需求一旦发生变化,系统将很难作出调整。
2. 原型法
原型法在系统开发过程中也得到不少应用。原型法的基本思想是系统开发人员凭借自己对用户需求的理解,通过强有力的软件环境支持,构造出一个实在的系统原型,然后与用户协商,反复修改原型直至用户满意。 原型法的应用使人们对需求有了渐进的认识,从而使系统开发更有针对性。另外,原型法的应用充分利用了最新的软件工具,使系统开发效率大为提高。
3. 面向对象系统开发方法
面向对象(OO,Object Oriented)的系统开发方法,是近年来受到关注的一种系统开发方法。面向对象的系统开发方法的基本思想是将客观世界抽象地看成是若干相互联系的对象,然后根据对象和方法的特性研制出一套软件工具,使之能够映射为计算机软件系统结构模型和进程,从而实现信息系统的开发。
1.3.3 管理信息系统的开发过程
管理信息系统的开发过程一般包括系统开发准备、系统调查、系统分析、系统设计、系统实现、系统转换、系统运行与维护、系统评价等步骤。根据开发系统的大小、复杂、投入、方式、方法等因素的不同,各步骤的要求和内容也不同,用户需要根据实际情况进行取舍和计划。
1. 系统开发准备
系统开发准备工作主要包括提出系统开发要求、成立系统开发小组、制订系统开发计划等工作。
2. 系统调查
新系统的系统分析与系统设计工作都要建立在对现行系统调查的基础上,即必须调查现行系统的运行情况、问题等,明确用户的需求,特别是合作开发和委托开发方式。
调查的主要内容有:
(1)现行系统概况:该组织的发展历史、目前组织的规模、工作状况、管理水平、与外界的主要联系等。调查该项内容的目的主要是为了划分系统界限、系统与外界的输入输出接口等。
(2)组织机构:画出组织的组织结构图,弄清组织的行政关系、人员编制、工作范围、地理位置等,发现不合理问题及新系统启动后可能对现有组织的影响。
(3)业务流程:按照业务种类的不同和处理时间的先后不同,深入了解现行系统的业务流程,画出现行系统业务流程图,并与业务人员反复讨论,得到认可。调查中要注意定性与定量相结合,注意人、财、物、信息的流向、规格、频率、要求以及需要解决的问题等。
(4)报表、数据处理:了解各种统计报表、数据的格式、内容、处理时间及上报时间、频率、规律,存在的问题,对新系统的要求、希望等并收集各种报表。
(5)问题:现行系统中存在的主要问题和薄弱环节,可以按照严重程度分成不同的等级。新系统的建立应能解决大部分问题,并改善薄弱环节。
(6)新系统的功能和目标:了解各级领导和各类业务工作人员对新系统功能的要求,为进一步完善新系统的目标做准备。
(7)其他:如对新系统的各种约束条件,需要说明的其他问题等。
3. 系统分析
系统分析(又称逻辑设计)是管理信息系统开发的关键环节,要求在系统调查的基础上,对新系统的功能进行细致的分析,并建立一个新系统的逻辑模型。
新系统的逻辑模型由系统数据流程图、概况表、数据字典、吃理逻辑表达式及有关说明组成。最后要完成系统分析报告(也称为系统逻辑设计说明书)。系统逻辑模型就像在根据需要建设一座学校前,按照学校教育的层次(初等、中等、高等)、规模、投资、地理环境、技术水平等条件的要求和约束,先由建筑设计院进行设计,保证学校建成后的各种功能得以实现,之后才能进行工程设计和施工一样。在系统设计阶段要做认真、细致的分析、研究工作,避免新系统在功能上存在先天不足或缺陷。
因为新系统模型是建立在对现行系统的分析及要求的基础上的,所以系统调查工作要进行得深入、细致、全面。用户可以对新系统的逻辑模型提出意见,双方经过讨论、修改,最后达成共识,并完成系统分析报告(系统逻辑设计说明书),经有关领导审批通过之后,转入系统设计(又称系统物理设计)阶段。
4. 系统设计
系统设计又称系统物理设计。系统设计要根据系统分析报告中的系统逻辑模型综合考虑各种约束,利用一切可用的技术手段和方法进行各种具体设计,确定新系统的实施方案,解决“系统怎么做”的问题。
结构化系统设计是指利用一组标准的图表工具和准则,确定系统有哪些模块,用什么方法连接,如何构成良好的系统结构,并进行系统输入、输出、数据处理、数据存储等环节的详细设计。这一阶段的重点是设计好系统的总体结构,选择最经济合理的技术手段。系统设计阶段的文件是系统设计报告(又称系统物理设计说明书)。
管理信息系统的开发是一项系统工程,为了保证系统的质量,设计人员必须遵守共同的设计原则,尽可能地提高系统的各项指标(系统可变性、可靠性、工作质量、工作效率、经济性等)。
5. 系统实施与转换
系统实施阶段的主要工作包括:系统硬件的购置与安装、程序的编写(购买)与调试、系统操作人员的培训、系统有关数据的准备和录入、系统调试和转换。
在系统实施阶段要成立系统实施工作量到小组,组织各专业小组组长和有关部门的领导共同编制新系统实施计划。可以应用各种项目管理的软件和方法进行管理,实行项目经理负责制,保证系统实施工作的顺利进行和成功。
硬件的购置和安装包括计算机硬件、外设、网络、电源、机房、环境等有关设备的购买、验收、安装与调试工作等,这些工作主要由专业技术人员完成。
数据准备与录入工作主要是指由手工操作转入计算机处理所需的各种数据的整理、录入及计算机系统中为新系统所用数据的转换工作。数据准备与录入工作要注意数据的准确性,在整理、录入、校验等各个环节把好关,为系统的顺利转换打好基础。
在进行以上各个环节的同时展开人员培训工作,包括管理信息系统只是的普及教育、新制度的学习计算机操作训练等。使所有人员了解新系统的基本功能、新系统对使用人员的要求、建立管理信息系统的目的、管理信息系统的建立可以为组织和个人带来的帮助和便利、个人在新系统中应该承担的工作等,是用户关心、支持新系统的实现。
6. 系统维护和评价
管理信息系统是一个复杂的人机系统。系统外部环境与内部因素的变化,不断影响系统的运行,这时就需要不断地完善系统,以提高系统运行的效率与服务水平,这就需要从始至终地进行系统的维护工作。
系统评价主要是指系统建成后,经一段时间的运行后,要对系统目标与功能的实现情况进行检查,并与系统开发中设立的系统预期目标进行对比,及时写出系统评价报告。
系统维护与评价阶段是系统生命周期中的最后一个阶段,也是时间最长的一个重要阶段,就像汽车的维护工作好可以延长汽车的使用寿命和提高其使用效率一样,系统维护工作的好坏可以决定系统的生命周期的长短和使用效果。
 
 
 
 
第二章系统设计
2.1 系统目标设计
系统开发的总体任务是实现企业物资设备管理的系统化,规范化和自动化,从而达到提高企业物资管理的效率的目的。
2.2 开发设计思想
仓库管理的物资在本文中主要假定都是企业生产所需要的各种设备。进货时经检查合同确认认为有效托收以后,进行验货入库,填写入库单,进行入库登记。企业各个部分根据所需要的物资设备总额和部门生产活动需要提出物资需求申请。计划员根据整个企业的需求开出物资设备出库单,仓库管理员根据出库单核对发放设备。设备使用完毕需要及时归还入库,填写入库单。根据需要按照月,季,年进行统计分析,产生相应报表。
   仓库管理的特点是信息处理量比较大。所管理的物资设备种类繁多,而且由于入库单,出库单,需求单等单据发生量特别大,关联信息多,查询和统计的方式各不相同。因此在管理上实现起来有一定的困难。在管理的过程中经常会出现信息的重复传递,单据,报表种类繁多,各个部门管理规格不统一等问题。
在本系统的设计过程中,为了克服以上困难,满足计算机管理的需要,我们采取了下面的一些原则。
●统一各种原始的单据的格式,统一帐目和报表的格式。
●删除不必要的管理冗余,实现管理规范化、科学化。
程序代码标准化,软件统一化,确认软件的可维护行和实用性。
●界面尽量简单化,做到实用、方便,尽量满足企业中不同层次员工的需要。
●建立操作日志,系统自动记录所进行的各种操作。
2.3 系统功能分析
本人中的仓库管理系统需要完成功能主要有一下几点。
●仓库管理各种信息的输入,包括入库、出库、还库、需求信息的输入等。
●仓库管理各种信息的查询、修改和维护。
●设备采购报表的生成。
●在库存管理中加入最高储备和最低储备字段,对仓库中的物资设备实现监控和报警。
●企业各个部门的物资需求的管理。
●操作日志的管理。
    仓库管理的使用帮助。
2.4 系统功能模块设计
在系统功能分析的基础上,考虑vfp程序编制的特点,得到如图所示的系统功能模块图:
 

 

 

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