随着社会主义市场经济体制的建立和渐趋成熟公安交通管理工作更好地适应社会和经济发展要求的课题也越来越复杂,作为公安交通管理机关的秘书部门和文秘人员,辅助领导集体做出正确决策的职能作用更需要进一步强化。较强的决策素质,成为文秘人员必须具备的条件之一。只有具备了较强的决策素质,文秘人员才能在领导集体的决策活动中更好地发挥辅助职能。
一、文秘人员辅助决策的基本内容和特点
领导集体进行决策要依靠各种辅助力量,如政策研究室、顾问委员会、咨询机构、职能部门及秘书部门等。在所有这些辅助决策的力量中,秘书部门处于特殊的地位。无论何种社会组织,从其内部结构来看,秘书部门处于枢纽位置,是贯彻上下、联系左右的中间环节。公安交通管理机关与社会各界进行联系,除了特殊业务外,一般也要通过秘书部门来实现。秘书部门既是社会组织各有机体正常运转的枢纽,又是联结内外的桥梁和纽带。因此,它的辅助决策也具有自身独有的特点。
(一)秘书部门的辅助决策具有经常性的特点。其它各类机构、部门对于领导决策的辅助具有间断性、限时性,不可能每日每时都给予领导、决策方面的辅助。而秘书人员却既要掌握纵向发展,也要把握其横向发展,时常向领导提供信息、汇报情况、呈送文件、操办事务等,这些活动都会对领导的决策产生一定的影响,经常性地以自己的的职能对领导决策发挥辅助作用。
(二)秘书部门的辅助决策具有综合性的特点。各个职能部门对领导的决策只能是某一方面,而秘书部门是综合性的部门,不论是领导集体与各职能部门的上下联系,还是职能部门相互之间的左右沟通,以及与社会各界的相互交往,都需要经过秘书部门这个环节,因此,秘书部门要总揽全局,对领导决策提供综合性的辅助。