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一、计算机技术在档案管理中应用的必要性在社会信息系统中，档案信息是一种重要而又特殊的信息资源，具有广泛性、凭证性和信息的重要载体等特点。在现代社会中，档案信息管理现代化，是目前档案管理工作要实现的重要目标。计算机技术的应用有手工管理无法企及的优势，利用检索速度快、查找方便、存储量大、可靠性强、保密性好等特点，能够及时、准确、全面、系统地将档案信息存储在计算机中，提高了档案管理的效率和资源的利用率，对档案资源的开发利用起到了一定的促进作用。所以，为了适应信息化管理的要求，计算机技术作为一种新的科技手段，在档案管理工作中应得到充分的应用。
二、计算机技术在档案管理中的主要作用 1.档案信息数字化。纸质档案不仅操作流程繁琐、消耗大量人力和财物，还不便于查找、取阅。与之相比，数字档案更易于保存、查询，而且可以通过网络迅速传播，不仅降低了利用成本，也提高了利用率，减少了档案的磨损和遗失。存储海量化。由于人类活动的日益增多，大量的文件、技术资料、影像资料和图片随之产生，档案入库数量也剧增，而一张普通的光盘就可存储几十万甚至几千万的文字信息，这极大地减少了储存档案占用的空间和存储成本的投入。业务流程自动化。计算机具有高速的信息处理能力，能快速地输入、存贮信息，并对信息进行逻辑推理和判断，能够实现整理、检索、管理等的自动化进程。在编目方面，编目工作是档案管理部门各项工作的基础，计算机以著录为本，通过相应的软件，把零乱的信息记录系统化、条理化，然后按照管理和使用的不同要求，利用数据库里的数据自动编制目录。在检索方面，按照档案著录中所标识的特征，对不同要求的档案目录及其原件进行检索。目前，信息检索已经由脱机检索、联机检索发展到网络化检索，以其极快的检索速度、极高的检索质量和多种检索途径，提供多种形式的检索结果，利用全球性、开放性的网络系统，将现代化计算机网络通信技术应用在档案管理中，可以实现全网络搜索，实现档案信息传递网络化，达到档案资源共享。其检索不仅能按不同检索途径的组合准确的找到所要的文件，还能把多种文件的原样还原，满足利用者的各种利用要求。
三、计算机技术在档案管理应用中应注意的问题 1. 网络安全问题。随着信息化和网络化时代的到来，网络的全球性、开放性、共享性发展，任何人都可以自由地利用网络。计算机利用范围更广，网络不安全性也日益影响到档案管理。互联网所遇到的非法访问难以计数，现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防，而电子文件的真实性和原始性一旦遭到破坏，很难再进行修复，档案的安全性和可靠性受到威胁，成为限制其发展的最大障碍。针对档案管理中的安全问题，我国档案部门已经在科研和标准化方面进行了重点支持，制定了一系列的技术措施和标准对档案管理中的安全问题进行预防和管理，如采用了密码制和网络限制等方式对档案管理中的安全问题进行保障。
2.综合性网络数据库建设问题。对现有档案的目录数据库和部分全文数据库进行全面整理，不仅要加快现有档案的著录、入库、管理工作，以实现档案文件及目录机器检索，还要对那些内容重要、利用频率高、容易受损的档案进行数字化管理，形成档案信息系统，使档案信息与档案管理的各项工作相融合。
3.档案信息的标准化和长久保存问题。由于不同多媒体信息技术设备之间缺乏兼容性，不便于信息的存取和交换，目前虽已制定出多媒体信息采集和存储等方面的标准，但离实际需要还有很大差距，信息长久保存的载体也不稳定。针对这一问题，提出了文档管理一体化和标准化的理念，规范档案管理的标准和程序，实现全范围档案管理的规范化和共享程度的提高。对于档案的长久保存问题，目前主要的方法是对电子档案进行定期复制来防止信息的损失。
4.应用技术的实用性问题。当今社会计算机发展的速度惊人，每年都会有大量的新技术问世，所以，档案部门要跟紧计算机技术尤其是与档案管理相关的技术的更新步伐，尽可能使自己应用的计算机技术跟上时代的潮流。但由于档案部门作为一个不直接创造经济效益的非物质性生产部门，并没有充足的资金来购置最先进、最好的计算机设备，而最好、最先进的设备也不一定适用于档案管理。因此，要坚持“实用和合适的就是最好的”这样一条信念，努力开展计算机应用于档案管理的工作，不断提高档案管理的水平。
5.管理人员的非专业化问题。首先，档案管理人员要具有一定数字和逻辑思维能力，能够使用计算机语言，将计算机应用系统切实地应用到档案管理工作中。这就要求档案工作者要在原有知识结构的基础上，应用计算机科学中新的概念、原理和方法充实自己，发展档案学理论，学习计算机的操作方法，以胜任档案信息管理自动化系统的开发和管理工作。其次，档案管理人员要具有一定的语言文字能力，能够对档案主题标引的方法和原则进行学习。利用档案主题标引规则，正确分析分析主题内容，正确选择题词标识，学会如何进行主题词的组配，学会特殊情况的特殊处理等。
