政府OA项目实施五个关键环节

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　　OA办公自动化系统在信息化项目中，相对来说是一个比较简单的应用。但是在政府企业中，使用的效果并不是很理想。根据笔者的了解，一般能够起到二成左右的效果已经算是不错了。为什么理想与现实有这么大的差距呢?是软件不好吗?并不见得。笔者认为，现在OA系统已经是比较成熟了。其主要的症结还在于项目的实施上。笔者建议，在政府单位实施OA项目时，应该关注五个环节。 　　一、发挥用户执行力的优势 　　在政府单位，虽然部门与部门之间会有扯皮的现象。但是同一个部门上下级之间，执行力却是很高的。这比一般企业要高的多。笔者在政府单位执行了多个信息化项目之后，这是给我的一个很深刻的印象。一般领导上午交待的命令，下面的员工会马上落实。 　　在OA办公自动化项目推动中，这种执行力是非常必要的。作为项目实施团队，应该巧妙的借助这种力量，来推动项目的进度。如笔者在实施项目时，一般都会让单位的一把手来作为项目的负责人。虽然一把手经常会没有时间。但是就是挂着个名，也要把他挂上。每次一个决议，或者一个通知，只要领导签了字，其效力就好像是圣旨一样，能够很快的被落实下去。 　　既然在政府单位中有这个执行力的优势，那么我们就需要尽量的发挥这个优势。在不得已的时候有二把手来担任项目负责人时，最好也能够从一把手那边获取尚方宝剑，以增加决议的效率，将执行力贯彻到实处。 　　二、加大项目的考核力度 　　国有国法，家有家规。在信息化项目中，一套行之有效的考核制度是少不了的。政府单位一般都是财大气粗的。在实际项目中，往往可以为OA信息化办公项目申请到一笔可观的项目资金。俗话说，重赏之下必有勇夫。根据笔者的经验，在政府单位中，由于有资金作为保障，为此项目的考核制度比较好操作。 　　如在项目推进过程中，可以充分贯彻多奖少罚的政策。一般奖励与惩罚的比例在8：2之间。如罚款200元，那么奖励就要在800元。项目经理可以在项目的各个环节中设置奖金。如项目会议全勤奖、需求调研突出员工奖、业务流程梳理突出贡献奖、项目团队奖、项目经理奖等等。虽然说奖赏并不是目的，但是通过物质的奖励，确实可以在很大程度上激发用户的积极性，保障项目的正常实施。 　　不过在制定考核制度时，笔者还是建立要多奖少罚。有条件的企业，最好能够做到多奖不罚。毕竟信息化项目带来的额外工作，需要占用员工大量的时间，有些甚至是加班加点完成的。另外需要注意的是，在条件允许的情况下，最好考核的体现能够在当天即生效。如某个关键环节的工作完成了，在完成当天就根据考核制度给与相关的奖励。这可以提高考核制度的效果。 　　三、不可忽视关键用户的力量 　　政府企业单位是一个铁饭碗。通常情况下，用户很少有流动。这与一般的企业单位员工高流动率是一个明显的对比。员工的高度稳定性，对于信息化项目推进来说(包括OA办公自动化项目)，是一笔很宝贵的财富。 　　既然在政府单位中有这么一个优势，那么项目团队当然不能够忽视。笔者认为，在项目推进过程中，项目经理应该在最大程度内发挥关键用户的力量。这是什么意思呢?如实施顾问在需求调研、系统培训等各个环节中，只需要跟企业的中高层管理人员打交道即可。从项目团队的组成上来看，就是项目组管理人员以及关键用户即可。而终端用户的培训，则可以由关键用户来完成。 　　虽然在一般企业单位中，也可以贯彻这种实施方法。但是效果并不是很理想。由于员工流动比较大的关系，一个关键用户还没有培训完成，这个用户就可能已经走了。或者说，项目刚上线，关键用户就离职了，等等。所有很多情况下，实施顾问还需要对终端用户去培训。但是由于实施顾问的时间是固定的