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从秘书工作在机关工作中所处的位置来看,他是机关中一项不可缺少的重要日常工作,对推动机关工作,提高工作效率和质量具有重要作用。
从秘书工作和档案工作的关系来看,秘书工作对档案的形成质量和国家档案事业建设具有重要的直接的影响。
一、秘书对文书处理和档案管理之间的关系
作为秘书工作其中重要的工作之一是对文书处理.文书处理与档案管理工作是相互衔接的两个流程。是密不可分的两个环节.正确处理二者关系,使之有机结合,规范衔接,对于做好文书处理和档案管理工作十分重要.
第一,文书处理工作与档案工作密切联系、相互出促进。
从根本上说,档案(文书档案)来源于文书。文书是档案的前身,档案是文书的归宿,档案是由文书转换而来的。文书工作质量直接影响档案质量,没有完整齐全的文件,也不可能有完整齐全的档案,文书处理工作做好了,就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。反之,档案管理工作有可以促进文书工作更加规范化、系统化。档案工作要审查归档文件是否齐全,组卷工作是否合理,保管期限是否准确,实际上是对文书工作的全方位检查。通过档案工作可以发现文件材料是否系统、立卷归档是否完整、分类组卷是否规范等,对做好文书处理工作是一种促进。
第二,秘书工作与档案管理工作有不同的工作任务和工作对象。
秘书工作的主要任务是文件的收发、分办、传递、督办、整理、保管等,而档案工作的主要任务是收集、鉴定、分类、编目、保管和利用等。从这个意义上讲,文件是档案的前身,档案是文件的归宿,文件处理工作是档案工作的基础,档案管理工作是文书处理工作的延伸。
二、秘书工作如何才能为档案工作打下良好的基础
从秘书工作和档案管理工作的关系来看,两者既有相对的独立性,又有蜜切联系的一个整体,秘书工作是档案管理工作的前提和基础,做好秘书工作是提高档案管理工作质量和水平的重要方面。
第一,秘书工作虽然表面上看是事务性工作,实际上也是一相专业很强的工作,秘书的业务知识和能力直接影响着档案管理工作的质量,不熟悉本单位的业务流程, 不了解文件材料的相互关连,不理解一个事件的来龙去脉,就难以做好立卷归档工作。因此秘书人员要认真学习国家行政机关公文处理办法、国家行政机关公文格式及归档文件整理规范等相关政策法规的同时,要按照本单位的职能和工作,学习相关业务知识,努力提升工作水平,为档案管理工作奠定良好的基础。秘书还要不断增强责任感,认真履行文书处理条例,严格检查文件质量。诸如禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等撰写、修改、批阅文件材料, 纸张、文体、格式要做到规范化、标准化、不能五花八门,每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齐全完整等,保证文件符合立卷归档要求。
第二,秘书人员要树立档案意识。
秘书在文书处理中,要时刻想到档案工作,自觉主动地为归档做准备,规范办理好每一份公文,为后续的档案工作减少麻烦。平时工作中,要及时收集文件材料,收发文要逐件登记建册,做到有据可查,发现缺少要及时查找。对于系统性、系列性的事件事件案,不仅要收集正常渠道传送的文件,还要一些册外材料,如会议纪要、领导讲话、领导批示等,更应该及时收集、保证文件材料齐全完整。秘书树立了较高的档案意识,文件材料收集才能齐全、完整、系统,为立卷归档工作打下坚实基础。
第三,要重视定期搞好立卷归档工作。
立卷归档工作是秘书的一项重要任务,它既是公文处理的最后一个环节,也是档案管理工作的开始,直接关系到档案材料归档后的安全保管和有效利用。这就要求文书人员在平时重视积累,从公文撰写、收发到归档、管理做到全过程监督管理,不遗留每一个环节。文件材料办理完毕,收集事件相关材料,把需要归档的材料进行盖章、装订等前期基础工作,定期按文件形成的规律及文件的性质,依据事先拟好的分类方案、及时对号入座,分门别类、合理排列,有序存放。这样,既有利于归档文件的齐全完整,又能减轻年终的归档工作量。
三、小结
秘书人员要增强档案意识,掌握丰富的文书知识和本行业知识,再加上平时认真的工作态度,就一定会做好秘书与档案工作,在默默无闻的岗位上做出贡献。
